Блог
Закупки

Как заполнить ЕФС-1 о стаже сотрудников и не сойти с ума: пошаговое руководство для работодателей

Как приятно осознавать, что работодатели обязаны предоставлять информацию о стаже своих сотрудников! Особенно это актуально для тех, кто взял отпуск по уходу за ребенком или выходной за свой счет. В этот момент становится очевидным, что жизнь начальника — это не только зарплаты и премии, но и бесконечные бумажные процедуры. Давайте разберемся в этой непростой задаче.

Новая форма отчета — ЕФС-1

Ранее вы заполняли форму СЗВ-СТАЖ, но теперь вам предстоит освоить новую — ЕФС-1. Это не просто набор символов, а единая форма, требующая от вас указания полной информации о работниках: от их страхового стажа до взносов на травматизм. По сути, это ваш старый отчет, но с новыми и более сложными требованиями. Сведения о стаже подаются в подразделе 1.2 раздела 1 ЕФС-1, чтобы Социальный фонд мог учитывать периоды работы при расчете пенсии сотрудников.

Кому и когда необходимо отчитываться?

Если ваш сотрудник находился в отпуске по уходу за ребенком или отсутствовал по другим причинам, вам необходимо отчитаться о его стаже. Это подразумевает необходимость запомнить, кто из работников когда и где отсутствовал, включая тех, кто работал в особых условиях, например, в районах Крайнего Севера или при наличии вредных факторов. Задача, мягко говоря, не из легких!

Отчет по итогам года

В конце года отчет заполняется и сдается по сотрудникам, которые в текущем году:
  • находились в отпуске по уходу за ребенком от полутора до трех лет или за свой счет;
  • не работали из-за приостановления трудового договора по мобилизации;
  • выполняли работы, дающие право на досрочную пенсию;
  • трудились в сельском хозяйстве и занимались деятельностью, дающей право на повышенную пенсию;
  • находились в простое или были отстранены от работы;
  • занимали госдолжности РФ или муниципальные должности;
  • были освобождены от работы с сохранением места на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
  • работали полный навигационный период на водном транспорте или в сезонных отраслях;
  • трудились в период лишения свободы.

Сроки подачи отчетов

Не забывайте, что годовой отчет необходимо сдать до 25 января следующего года. Сведения в межрасчетный период должны быть поданы в течение трех календарных дней.

Как сдать отчет?

Форма подачи отчета зависит от количества сотрудников:
  • если сотрудников 10 и меньше — можно выбрать между бумажным и электронным вариантом.
  • если сотрудников 11 и больше — только в электронном виде.
Отчитываться нужно только по застрахованным сотрудникам, то есть тем, кто оформлен по трудовому договору. По самозанятым сведения собирать не требуется, так как за них взносы не уплачиваются.
Сотрудник, который подает отчет, должен оформить электронную подпись (УКЭП) и машиночитаемую доверенность (МЧД) в формате XML. Если отчет подает руководитель компании или ИП, налоговая служба оформит квалифицированную электронную подпись бесплатно, и доверенность не потребуется.

Как заполнить отчет?

Форма ЕФС-1 состоит из двух разделов, каждый из которых требует внимательного подхода.
Сведения о стаже представляют так:

  1. Титульный лист ЕФС-1.
  2. Подраздел 1 раздела 1.
  3. Подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1.
  4. Подраздел 2 раздела 1 — при подаче сведений о сотрудниках, занятых на работах с правом на досрочную пенсию.
Титульный лист содержит сведения о работодателе:
  • регистрационный номер в СФР;
  • полное или сокращенное наименование компании или ее обособленного подразделения, либо ФИО индивидуального предпринимателя;
  • ИНН;
  • КПП — только для организаций и их обособленных подразделений;
  • ОКВЭД — код основного вида деятельности;
  • ОГРН или ОГРНИП — основной государственный регистрационный номер, полученный при регистрации в налоговой инспекции;
  • код категории страхователя — вносят только ИП или приравненные к ним лица. Например, код ИП01 пишут индивидуальные предприниматели, а ИП02 — главы крестьянских (фермерских) хозяйств;
  • телефон;
  • электронная почта.
Поля для кодов статистики ОКФС, ОКОГУ, ОКПО заполняют только государственные и муниципальные учреждения.
В подразделе 1 раздела 1 указывают данные работника, за которого сдают отчет:
  • СНИЛС;
  • ФИО;
  • дата рождения;
  • ИНН;
  • гражданство;
  • статус застрахованного лица.
Подраздел 1.2 раздела 1 — сведения об особом пенсионном стаже. В поле «Отчетный период» четырьмя цифрами указывают год, за который представляют данные. При сдаче формы по запросу СФР или работника ставят текущий год, для годового отчета — предыдущий.
В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечают одно из значений:
  1. «Исходная» — для годового отчета.
  2. «Назначение пенсии» — для формы по запросу СФР или заявлению работника о назначении пенсии.
  3. «Назначение выплат по ОСС» — для сведений по запросу СФР или заявлению работника на отпуск по беременности и родам или уходу за ребенком до полутора лет.
  4. «Корректирующая» — если надо исправить ранее поданную информацию.
  5. «Отменяющая» — когда нужно отменить уже представленные данные.
Формы с типом сведений «Назначение пенсии» и «Назначение выплат по ОСС» подают по запросу, а потом эти же сведения включают в годовую форму с типом «Исходная».

Как сделать корректировку в отчете?

Если вы сделали ошибку в сведениях о стаже, надо заполнить подраздел 1.2 раздела 1 ЕФС-1. На титульном листе надо указать тип сведений «Корректирующая».

Подраздел 1.2 раздела 1 с признаком «Отменяющая» сдают, если нужно отменить ранее отправленную информацию. В этом случае заполняют подраздел 1 раздела 1 «Сведения о застрахованном лице» и поле «Корректируемый (отменяемый) период».

Штрафы: ваш лучший друг

Если вы вдруг решите, что заполнить все это — не так уж и важно, помните, что за неправильное заполнение или несвоевременную сдачу отчетов вас могут оштрафовать на 500 рублей за каждого работника. А если вы решите сдать отчет на бумаге вместо электронной формы, то штраф составит 1000 рублей. Так что, может быть, стоит потратить время на изучение всех этих форм и правил?
Если вы думали, что работа — это просто, то готовьтесь к тому, что мир отчетности и социальных фондов может стать настоящим испытанием. Но не волнуйтесь, ведь вы не одни! Все работодатели находятся в одной лодке, гребя в сторону бюрократии. Успехов вам в этом нелегком деле!
Отчетом о стаже сотрудников не ограничиваются обязанности предпринимателя. Помимо этого документа есть много других важных бумаг. Нужно всегда быть внимательным и следить за всеми документами, чтобы вовремя их предоставить и избежать проблем. Но тут вам помогут специальные сервисы, которые точно упростят жизнь, например, Купец CRM. Эта платформа для закупок, которая сможет опросить 200 поставщиков в один клик и порадовать вас скидкой, которая и даст запас прочности в 2025 году! А главное - Купец сохранить всю отчетность, которую можно предоставить в любой момент.