Блог
Закупки

У отдела закупок хватает времени на всё. Так бывает?

Спойлер: да. И Ваш отдел тоже может быть таким. Ниже расскажем как можно экономить в 24 раза свое время на бюрократии на каждой закупке.
Мы провели исследование загруженности отдела закупок. Для этого мы много раз звонили в отделы закупок разных компаний с вопросами. Чаще всего разговор длился около 20 секунд и заканчивался на фразе сотрудника отдела снабжения: «Нам некогда, простите, до свидания».
Сначала мы думали, что так с нами будут разговаривать все:
"Ну, мол, звонят какие-то люди со своими вопросами — вот ещё, время на них тратить"
Но потом на десяток ничего не успевающих стали проскакивать один-два снабженца, готовые выслушать предложение, вникнуть и даже поддержать беседу.
Угадайте, в чём заключается ключевое различие между теми у кого есть время и теми, у кого времени нет?
Ответ: в организации работы отдела закупок на конкретном предприятии. Большинство компаний не доверяют своим закупщикам и «душат» их разного рода бюрократией — где уж тут времени то найтись?
Давайте освежим в памяти все внутренние процессы, которые изо дня в день отъедают ценное время снабженцев:
  • Поиск товара, который нужно купить.
  • Анализ и сравнение разных предложений.
  • Заключение дополнительного соглашения.
  • Согласование и контроль оплаты счета.
  • Подписание документов по ЭДО.
  • Получение продукции.
  • Подписание актов.
Это ещё не самый долгий сценарий, при котором уже есть сформированная база постоянных поставщиков. А если её нет или наименования товаров постоянно меняются, то прибавляем к списку выше подбор поставщика, проверку контрагента на надёжность, подписание договора и т.д. Про приём предложений на тендерной основе не будем даже заикаться, иначе статья перерастёт в лонгрид)

А что будет, если часть всей этой бюрократии доверить компьютеру?

Что же можно автоматизировать, чтобы это стало экономить время сотруднику отдела закупок?
Вот примерный список того, что можно доверить "программе":
  1. Поиск контактов поставщиков в своей почте, Яндексе и Google для того, чтобы отправить запросы. Экономия - 30 минут.
  2. Рассылка вашего запроса отдельным адресным письмом каждому потенциальному поставщику. Экономия - 10 минут.
  3. Сбор и сохранение всех ответов в одну папку. Экономия - 10 минут.
  4. Сведение результатов в таблицу. Экономия - 1 час.
  5. Проверка контрагента. Экономия - 20 минут.
Итого экономия своего времени: 2 часа на каждой закупке.
А если у тебя по 4 закупки в день и есть другие задачи? Остается только срезать углы и задерживаться.
Ну или использовать автоматизацию рутины. Собственно так и работает сервис "Купец". Вы за 5 минут оформляете закупку, а дальше уже он бежит по поставщикам и собирает предложения с учетом наличия, постоплаты, доставки и т.п.
Вы можете выбрать: спрашивать только ваших поставщиков или спрашивать еще и новых поставщиков?
А еще он проверяет поставщиков, сохраняет все ответы в одном месте и сводит это все в одну таблицу. Ну и хранит это на случай проверки или вопросов от бухгалтерии или генерального директора.
Этот процесс занимает всего 5 минут вашего времени вместо двух часов. На следующий день остается лишь скачать подробный отчёт, в котором УЖЕ отражены рейтинги поставщиков, их расценки и приложены актуальные счета с контактными данными. ВСЁ! Больше ничего не требуется.

Выходит, что счастливые снабженцы выбирают самые ЛУЧШИЕ предложения, тратя на это в 24 раза меньше своего времени.
Если хотите осчастливить Ваш отдел закупок, оставляйте заявку.
Сейчас отличное время для перемен к лучшему: мы даём возможность протестировать «Купец» БЕСПЛАТНО в течение 7 дней!
Оставляйте заявку, мы пришлем вам доступ в течение часа в рабочее время!