Блог
Закупки

Как оформить заявку, чтобы на неё охотно отвечали?

Итак, Вы собрали базу поставщиков для рассылки. Казалось бы, самое сложное позади: уже не надо гуглить товары из номенклатуры, заходить на кучу сайтов из поисковой выдачи и выписывать мейлы.
Жмёте на «Новое письмо», вставляете адреса собранных почт, быстро накидываете текст заявки и вот он — долгожданный клик по кнопке «Отправить». Наконец-то можно идти домой, а уже завтра с утра, глядишь, начнут сыпаться ответы с ценами, сроками поставки и комментариями...
Но придя в офис на следующий день, Вы вдруг ощущаете лёгкий привкус неудачи:
Ответило только 2 поставщика из 20.
Да и фиг с ним! Это же пока не тотальное фиаско, а лишь лёгкое веяние провала: в конце концов, ещё не прошло и суток с момента отправки письма. Наверное, стоит просто подождать чуть дольше.
И правда, к концу рабочего дня приходит целых два новых ответа. «Отлично. Уж завтра с утра поставщиков точно прорвёт!», — думаете Вы и вновь спешите домой.
Хм, ну и какая же надпись встречает Вас поутру на офисном мониторе?
Входящие: 0
А вот это уже неудача. Теперь придётся засучить рукава и заняться грязной работой: выбрать мейлы тех, кто не ответил, найти их телефонные номера и всем напомнить о себе. А поставщики мало того, что общаются нехотя, так ещё и отмазки у них одна «круче» другой: «Ой, а ваша заявка потерялась», «А мы с таким маленьким объёмом не работаем», «А у вас нет во вложении бланка с печатью» и бла-бла-бла.
Так как же угодить всем адресатам сразу и сделать так, чтобы они сами ХОТЕЛИ поскорее обработать заявку? Если Вы подумали, что надо оптимизировать текст письма, то это чертовски правильный ответ! А обо всех тонкостях данного процесса мы как раз и расскажем сегодня.
Кстати, насчёт адресатов: если не хотите часами шариться по разным сайтам и собирать релевантные почты для Вашей рассылки, то «Купец» может с этим помочь. Он справится за 15 минут даже с большой номенклатурой.
Ниже — 5 важных правил оформления заявки, следуя которым, Вы непременно добьётесь обратной связи от большинства адресатов:
  1. Старайтесь выдерживать текст письма в официально-деловом стиле. По возможности не включайте в него эмодзи и не обращайтесь на «ты»: если общение со знакомыми продавцами вполне может быть неформальным, то тем, к кому Вы обратитесь впервые, эта затея может показаться неуместной.
  2. Указывайте как можно более конкретные сведения о том, что, когда и в каких количествах Вам нужно. Чем более ёмкое и информативное письмо Вы сможете составить, тем меньше уточняющих вопросов и сомнений возникнет у адресатов. Если запрашиваете продукцию в малом количестве, но знаете, что скоро понадобится ещё, то не забудьте уведомить получателей о Ваших реальных потребностях на год — такой нехитрый манёвр сразу поднимет ценность заявки в глазах продавцов.
  3. Сообщите, готовы ли Вы рассматривать эквивалентную продукцию, а также обозначьте желаемый способ получения товара и проверьте актуальность контактных данных. Не лишним будет сразу приложить к письму файл с реквизитами, чтобы продавцец мог оперативно выставить счёт.
  4. На всякий случай, лучше прямым текстом попросить поставщика уведомить Вас в том случае, если ему совсем нечего предложить. К сожалению, многие продавцы в такой ситуации предпочитают просто промолчать и держат отправителя в неведении.
  5. Наконец, старайтесь прикладывать к письму pdf-файл заявки на фирменном бланке организации. Обязательно с подписью руководителя и фирменной печатью. Дело в том, что многие предприятия России и стран бывшего СССР работают по весьма консервативным стандартам и даже не рассматривают запросы клиентов, составленные в свободной форме. Для таких организаций бланк, печать и подпись — неоспоримые требования для начала сотрудничества.
Чтобы Вам было проще разобраться во всём вышесказанном, мы набросали шаблон текста заявки, который, по нашему мнению, должен понравиться большинству поставщиков. Как говорится, «лучше один раз увидеть»:
Тема: Заявка на бананы и пр. от ООО «Кинг Конг»

Текст:

Добрый день!

Прошу рассмотреть возможность поставки, а также сообщить цены и сроки поставки на следующие товары:

  1. Бананы — 100 кг
  2. Фигурка Годзиллы — 1 шт.
  3. Черепа игрушечные — 15 шт.

Важно: наша компания готова рассмотреть аналоги по первым двум позициям. Если бананов нет — подойдут манго, а фигурку Годзиллы можно заменить на плюшевого Мегалодона.

Бананы должны быть свежими, урожай не ранее 1 кв. 2024 года. Фигурка и черепа — производства не ранее 2023 года. Качество всех товаров должно подтверждаться соответствующими сертификатами при поставке.

Сейчас нужно только 100 кг бананов, но до конца года планируем закупить суммарно около 2-3 тонн.

Потребуется доставка до адреса: США, г. Нью-Йорк, Эмпайр-стейт-билдинг, оф. 2005. Рассмотрим и самовывоз.

Во вложении Вы найдёте дубликат заявки на официальном бланке, а также файл с реквизитами нашей компании.

Большая просьба дать обратную связь даже в том случае, если поставка невозможна. Спасибо!

С уважением,
Питер Джексон
отдел снабжения ООО «Кинг Конг»
+7 (ххх) ххх-хх-хх
king@kong.wow
Пользуйтесь на здоровье :) Будем рады, если Вы скопируете этот шаблон, отредактируете его под себя и опробуете в следующей же рассылке. Верим, что качество и количество обратной связи обязательно возрастут.
К слову, оформление заявки может быть ещё проще с системой «Купец». Наши специалисты уже составили за Вас текст письма, соответствующий всем ранее перечисленным правилам. В процессе запуска рассылки, Вам останется лишь дополнить шаблон информацией об эквивалентах, реальном объёме и прочими комментариями на своё усмотрение. Всё остальное, включая сбор сотен поставщиков из выдачи «Яндекс» и «Google», сервис сделает сам!
Звучит заманчиво? И нам так кажется. Оставить заявку на БЕСПЛАТНЫЙ 7-дневный пробный период системы «Купец» можно ниже.